Qué es un ERP y cuándo lo necesita de verdad una pyme
Casi ninguna empresa se levanta un día y decide comprar un ERP. Lo que ocurre es más lento: primero una hoja de cálculo para los clientes, luego un programa para facturar, después otro para el almacén, y un buen día alguien se da cuenta de que pasa más tiempo copiando datos de un sitio a otro que atendiendo a los clientes.
Un ERP es un programa de gestión en el que todas las áreas de la empresa —ventas, compras, almacén, facturación, cobros, pagos y contabilidad— trabajan sobre los mismos datos. Lo que se escribe una vez en un sitio ya está disponible en todos los demás.
La idea de fondo: un dato, un solo sitio
La sigla viene del inglés Enterprise Resource Planning, pero la definición útil es mucho más sencilla. En una empresa sin ERP, el mismo cliente existe en la hoja de Excel de comercial, en el programa de facturación y en la agenda del móvil del gerente. Si cambia de dirección, alguien tiene que acordarse de cambiarla en tres sitios. Y casi nunca se acuerda de los tres.
En un ERP ese cliente existe una sola vez. El presupuesto, el pedido, el albarán, la factura, el cobro y el asiento contable cuelgan de la misma ficha. Cuando se corrige algo, se corrige para todos.
Cinco señales de que ha llegado el momento
1. Se teclea lo mismo más de una vez
El pedido se apunta en un sitio, se vuelve a escribir para preparar el albarán y otra vez para hacer la factura. Cada copia es tiempo perdido y una oportunidad de equivocarse en una cantidad o en un precio.
2. Nadie sabe el stock sin ir a mirar
Si para responder a un cliente hay que bajar al almacén o llamar a alguien, el programa no está ayudando. El stock tiene que salir solo: bajar cuando se vende y subir cuando se recibe.
3. Cobrar depende de la memoria de una persona
Si el control de lo que falta por cobrar está en la cabeza de alguien de administración, la empresa tiene un problema el día que esa persona se va de vacaciones. Lo contamos con más detalle en cobros y pagos: la tesorería que una pyme debería mirar cada semana.
4. La gestoría pide los datos y hay que prepararlos
Cuando cada trimestre alguien dedica días a juntar facturas emitidas, facturas recibidas y extractos para mandarlos a la asesoría, esa información ya debería estar ordenada en el programa.
5. La normativa obliga a cambiar de programa
Es la señal más reciente y la que más empresas va a mover: con VeriFactu, los programas de facturación tienen que cumplir unos requisitos concretos. Si hay que cambiar de programa de todas formas, es el momento de preguntarse si no conviene cambiar a uno que resuelva también todo lo demás. Lo explicamos en VeriFactu: qué tiene que hacer un programa de facturación.
Qué mirar antes de elegir uno
- Que crezca por partes. Una empresa pequeña no necesita el primer día todo lo que necesitará dentro de cinco años. Conviene poder empezar por la facturación y añadir el almacén, la contabilidad o la tienda online sin cambiar de programa.
- Que funcione donde trabajas. Si la oficina tiene Mac, un ERP que solo existe para Windows obliga a virtualizar. Lo contamos en facturar en un Mac sin virtualizar Windows.
- Que se pueda conectar. La tienda online, las aplicaciones de los comerciales o una extranet de clientes necesitan leer los datos del ERP. Si el programa está cerrado, cada conexión es un proyecto a medida.
- Que haya alguien cerca. Un ERP se implanta, no solo se instala. Configurarlo, pasar los datos del sistema anterior y formar a quien lo va a usar es lo que decide si la empresa lo aprovecha o lo abandona.
Cómo lo resuelve SigPyme
SigPyme es un ERP pensado para crecer con la empresa. Todas las versiones traen las mismas funciones: clientes y proveedores, presupuestos, pedidos, albaranes, facturación con VeriFactu, almacén, TPV, cobros y pagos, CRM y contabilidad con balance y cuenta de pérdidas y ganancias. Lo que cambia de una a otra es la infraestructura: dónde viven los datos, cuántas personas trabajan a la vez y si se abre a otras aplicaciones mediante microservicios.
Funciona de forma nativa en Mac, Windows y Linux, y se puede ver con detalle en la página oficial de SigPyme. Si lo que interesa es cómo se implanta en una empresa concreta, en masqueideas.com explican el ERP desde la experiencia de las implantaciones.