VeriFactu: qué tiene que hacer un programa de facturación
Durante años, un programa de facturación era básicamente un editor de facturas: se escribía, se imprimía y, si había un error, se corregía. Eso se ha terminado. Con VeriFactu, el programa pasa a ser responsable de que ninguna factura pueda desaparecer o cambiarse sin dejar rastro.
VeriFactu es el sistema que exige a los programas de facturación generar un registro por cada factura, encadenarlo con el anterior mediante una huella, incluir un código QR en la factura y, en su modalidad principal, enviar el registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitirla. El objetivo es que ninguna factura pueda alterarse o borrarse sin que se note.
De dónde sale
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, prohibió el llamado software de doble uso: programas que permitían llevar una contabilidad para Hacienda y otra real, borrando o modificando ventas. El Real Decreto 1007/2023 desarrolló los requisitos que deben cumplir los programas de facturación, y la Orden HAC/1177/2024 fijó las especificaciones técnicas.
La obligación entra en vigor por fases según el tipo de contribuyente, y su calendario ya se ha aplazado alguna vez, así que conviene comprobar siempre las fechas vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Afecta con carácter general a empresas y autónomos que facturan en territorio común; quedan fuera, entre otros, quienes ya están en el SII y los territorios forales, que tienen sus propios sistemas.
Lo que tiene que hacer el programa
Un registro por cada factura
Al emitir una factura, el programa genera un registro de facturación con sus datos esenciales: emisor, destinatario, fecha, importe, impuestos. No es la factura en sí, sino su huella fiscal.
Encadenado con el anterior
Cada registro incluye una huella —un resumen criptográfico— calculada a partir de sus datos y de la huella del registro anterior. Si alguien intentara cambiar o borrar una factura de hace tres meses, la cadena se rompería desde ese punto y se notaría.
Un código QR en la factura
La factura lleva un código QR con el que el cliente puede comprobar en la web de la Agencia Tributaria que esa factura existe y está registrada.
Envío a la Agencia Tributaria
En la modalidad VERI*FACTU, el registro se remite a Hacienda automáticamente en el momento de emitir la factura. Existe una modalidad sin envío, pero exige otras garantías, como la firma electrónica de cada registro y un registro de eventos, y los datos deben entregarse si la Administración los pide.
Corregir sin borrar
Una factura emitida ya no se modifica. Si hay un error, se hace una factura rectificativa; si el registro no debía existir, se anula; y si Hacienda devuelve un error en el envío, se subsana. Son tres operaciones distintas y es fácil confundirlas. En masqueideas.com las explican una a una en rectificativa, anulación y subsanación.
Qué comprobar antes de elegir programa
- Declaración responsable. El fabricante del programa tiene que declarar que cumple el reglamento. Si no la tiene, no hay más que hablar.
- Estado del envío visible. Tiene que ser fácil saber qué facturas se han enviado bien y cuáles han dado error.
- Rectificativas y anulaciones bien resueltas. Es donde más se equivoca la gente y donde el programa tiene que guiar.
- Que no sea solo facturación. Si hay que cambiar de programa de todas formas, conviene que el nuevo resuelva también presupuestos, almacén, cobros y contabilidad.
- Que se pueda cambiar. Haber empezado con un programa no obliga a quedarse con él para siempre; lo cuentan en ¿puedo cambiar de programa de facturación VeriFactu?.
Cómo lo hace SigPyme
SigPyme genera el registro de facturación de cada factura, lo encadena, lo remite a la Agencia Tributaria e imprime el código QR en la factura. Desde el listado de facturas se consulta en todo momento el estado del envío a VeriFactu, junto con lo cobrado y lo pendiente de cada factura.
Y como la factura sale del albarán o del pedido, no se escribe dos veces: el riesgo de emitir una factura con errores —y de tener que rectificarla— baja mucho. Lo contamos en el circuito de venta sin teclear dos veces.
Para profundizar, la guía completa con el curso en vídeo está en software de facturación VeriFactu, y si facturas desde un Mac, en tipicocantabria.com explican VeriFactu en macOS.