Cobros y pagos: la tesorería que una pyme debería mirar cada semana
Hay una frase que se repite en muchas pequeñas empresas que atraviesan un mal momento: «si vendemos bien». Y es verdad, venden bien. El problema es que vender no es cobrar, y entre la factura y el dinero en el banco puede pasar tiempo suficiente como para no poder pagar las nóminas.
La tesorería de una pyme se controla con dos listados: lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, ordenados por fecha de vencimiento. Mirarlos cada semana permite reclamar a tiempo, negociar plazos antes de que sea tarde y saber si el mes cuadra antes de que llegue.
Beneficio y caja no son lo mismo
La cuenta de pérdidas y ganancias dice si la empresa gana dinero. La tesorería dice si tiene dinero. Son preguntas distintas, y una empresa puede tener beneficios en el papel y la cuenta en números rojos, simplemente porque cobra a sesenta días y paga a treinta.
Por eso la pantalla más importante de un programa de gestión no suele ser la de facturar, sino la de vencimientos: la que dice cuánto dinero tiene que entrar, cuándo y de quién.
Los errores más habituales
No saber qué ha vencido
Si nadie mira qué facturas han pasado su fecha de cobro, el retraso se descubre cuando ya son muchas. Y reclamar una factura con tres meses de retraso es mucho más difícil que reclamarla con tres días.
Apuntar los cobros fuera del programa
El cliente paga por transferencia, alguien lo ve en el banco y lo apunta en una libreta o en una hoja de cálculo. El programa sigue diciendo que la factura está pendiente. A final de mes hay dos versiones de la verdad y hay que cuadrarlas a mano.
Los cobros parciales
El cliente paga la mitad ahora y la otra mitad el mes que viene. Si el sistema solo entiende de «cobrado» o «no cobrado», esa factura queda en un limbo: ni se reclama lo que falta ni se refleja lo que ya entró.
Mirar solo un lado
Saber lo que falta por cobrar sirve de poco si no se sabe lo que hay que pagar en las mismas fechas. La pregunta útil no es «cuánto me deben», sino «¿el dinero que entra este mes cubre el que sale?».
Cómo se trabaja en SigPyme
En SigPyme cada venta genera sus vencimientos, y el listado de vencimientos de cobros los reúne en una sola pantalla. Desde ahí se puede:
- Filtrar por fechas, para ver lo que vence esta semana o lo que ya ha pasado su fecha.
- Buscar por cliente, NIF, pedido, factura, forma de pago o importe, y separar lo pendiente de lo ya cobrado.
- Registrar cobros totales o parciales, indicando la fecha, el importe y la forma de pago —efectivo, tarjeta, transferencia o domiciliación—, y lo que falta sigue pendiente.
- Elegir la cuenta de caja o banco donde entra el dinero, de modo que el cobro llega también a la contabilidad sin volver a escribirlo.
- Consultar el histórico de cobros de cada cliente y el pedido o la factura de los que salen.
En la ficha del cliente se guardan además la forma de pago y los datos necesarios para las domiciliaciones bancarias, así que no hay que buscarlos cada vez.
Del otro lado, las facturas de proveedores tienen su propio listado de vencimientos de pagos. Con los dos a la vista se responde la pregunta importante: si el mes cuadra.
Un hábito de veinte minutos
El programa no reclama las facturas por nadie. Lo que hace es que reclamarlas cueste veinte minutos a la semana en lugar de una tarde entera a fin de mes. Una rutina que funciona:
- Cada lunes, filtrar los cobros que vencen esa semana y los que ya han vencido.
- Registrar los cobros que han entrado en el banco y no están apuntados.
- Llamar o escribir a los clientes con facturas vencidas, empezando por los importes mayores.
- Revisar los pagos a proveedores de las dos semanas siguientes.
Si el circuito de venta está bien montado —presupuesto, pedido, albarán y factura enlazados—, los vencimientos salen solos y esta rutina es fácil. Lo contamos en presupuesto, pedido, albarán y factura: el circuito de venta sin teclear dos veces.
La ficha completa del programa está en erpsigpyme.com, y si trabajas con Mac, en tipicocantabria.com lo cuentan desde la facturación en macOS.