Facturas recibidas con IA y OCR: de teclear a revisar
La factura del proveedor llega en PDF, por correo. Alguien la abre en una pantalla y la teclea en otra: proveedor, número, fecha, bases, tipos de IVA, retención, total y vencimientos. Una por una, todos los meses. No requiere criterio, requiere atención, y la atención se gasta: por eso ahí es donde se cuelan la mitad de los errores de una contabilidad.
SigPyme lee el PDF de la factura recibida con OCR e inteligencia artificial y rellena la ficha: proveedor, número, fecha, conceptos, bases, IVA, IRPF, total y vencimientos. Se puede hacer factura a factura o procesando una carpeta entera. La IA propone y comprueba; la persona revisa y decide. Va incluido en todas las versiones, también en la local, y no se paga por factura leída.
- PDF del proveedor
- Lectura con IA
- Comprobaciones
- Revisión
- Factura registrada
Dónde se va el tiempo
Teclear una factura con su desglose de IVA y sus vencimientos lleva entre dos y cinco minutos, más lo que cueste buscar al proveedor si es nuevo. Cien facturas al mes son varias horas, y casi siempre se acumulan en los peores días: los del cierre y los de los impuestos.
Con la lectura por IA el trabajo cambia de naturaleza: se deja de teclear y se pasa a revisar. Es una diferencia importante, porque revisar es más rápido y, sobre todo, es donde una persona aporta algo.
Qué saca del PDF
Del proveedor: razón social, CIF o NIF, dirección, datos de contacto, forma de pago y el IBAN si aparece. Del documento: número, fecha de emisión, tipo y conceptos facturados. De los importes: las bases imponibles con sus tipos y cuotas de IVA, las retenciones de IRPF, el total y los vencimientos.
Y algo que se agradece en las empresas con varias sociedades: busca también el NIF de tu empresa dentro del documento, para distinguir bien quién emite la factura y quién la recibe.
El texto se obtiene con OCR, así que no hace falta que el PDF venga generado por un programa: también valen las facturas escaneadas o recibidas como imagen.
Una a una: leer, revisar, guardar
Desde una factura recibida nueva se adjunta el PDF y el programa lo analiza con una barra de progreso.
Antes de tocar nada aparece la pantalla de revisión: el proveedor identificado —y si ya existe en SigPyme—, el número y la fecha, la base, el IVA, el IRPF y el total, los conceptos detectados, los avisos y la confianza del propio análisis. Ese último dato es el que convierte la IA en algo manejable: no dice solo qué ha entendido, sino cuánto se fía.
«Aplicar a la ficha» todavía no guarda nada. Lleva los datos al formulario, donde se puede corregir cualquier campo antes de pulsar Guardar. Ese paso intermedio es deliberado: un programa que rellena campos solo da miedo, y con razón.
Si el proveedor no existe, se da de alta ahí mismo
Es el detalle que más tiempo quita en la práctica. Cuando el CIF del PDF no corresponde a ningún proveedor de la base de datos, SigPyme ofrece crear la ficha con lo que ha leído: razón social, NIF, dirección, población, provincia, teléfono, correo, web, forma de pago y el IBAN. Se revisa, se guarda y se sigue con la factura, sin abrir otra pantalla.
La regla, eso sí, no se salta: sin proveedor registrado, la factura no se guarda ni se contabiliza. Es lo que evita acabar con facturas huérfanas que después nadie sabe imputar.
Una carpeta entera de golpe
Aquí es donde el ahorro se multiplica. La forma de trabajar es tener una bandeja de entrada: una carpeta, propia o compartida con quien recibe el correo, donde se van dejando los PDF según llegan. Cuando toca, se lanza la importación de la carpeta y SigPyme los procesa todos, por orden, con su barra de progreso y un informe final.
No hay que abrir cada documento ni volver a elegir proveedor: se trabaja con una carpeta en lugar de con decenas de facturas sueltas.
La red de seguridad
Meter muchas facturas de golpe solo es buena idea si no se cuela ninguna mala. Antes de guardar cada una, el programa comprueba:
| Comprobación | Qué evita |
|---|---|
| El destinatario es tu empresa | Registrar la factura de otra sociedad del grupo |
| El proveedor está dado de alta | Facturas huérfanas que nadie sabe imputar |
| La factura tiene número y no está repetida | Contabilizar dos veces lo mismo porque llegó por correo y en papel |
| Base, IVA, IRPF y total cuadran | Descuadres que aparecen semanas después, en el modelo trimestral |
| La confianza del análisis llega al 80 % | Que un PDF mal escaneado se cuele entre cien facturas buenas |
En la importación por carpetas solo se guardan y se contabilizan las facturas que pasan todas las comprobaciones. El resto no se pierde: queda en el informe, con el motivo de cada una —duplicada, sin proveedor, de otra empresa, importes que no cuadran o análisis poco fiable— para mirarlas a mano.
Además, el PDF original se copia al archivo documental, ordenado por proveedor, y se abre desde la propia factura. Cuando surge una duda no hay que rebuscar en el correo.
En todas las versiones, también en local
La lectura de facturas con IA no es un módulo aparte ni se paga por factura leída: viene en cualquier versión de SigPyme, empezando por la local monopuesto. Un autónomo con el programa en su portátil tiene exactamente la misma función que una empresa con microservicios; lo que cambia entre versiones es la infraestructura, no lo que el programa sabe hacer. Funciona igual en Mac y en Windows, como contamos en facturar en un Mac sin virtualizar Windows.
Como el análisis lo hace el servicio de inteligencia artificial, en ese momento hace falta conexión a internet. El resto del trabajo sigue siendo local.
Lo que sigue siendo tuyo
La responsabilidad. La IA propone y el programa comprueba, pero quien decide que esa factura es correcta, que va a ese proveedor y que se contabiliza en esa cuenta eres tú o tu asesoría. Por eso el proceso está lleno de puntos de parada en lugar de registrar sin preguntar.
Dónde ampliar
- La página oficial: la inteligencia artificial de SigPyme en erpsigpyme.com.
- Si trabajas con Mac: facturas recibidas con IA y OCR en tipicocantabria.com, y el ERP para Mac.
- Quien lo implanta: leer las facturas de proveedor con IA y el manual paso a paso, en masqueideas.com.
Preguntas frecuentes
¿SigPyme lee facturas escaneadas o solo PDF digitales?
También escaneadas. El texto se obtiene con OCR, así que valen los PDF generados por un programa y las facturas recibidas como imagen.
¿Se pueden procesar varias facturas a la vez?
Sí. Se dejan los PDF en una carpeta —una bandeja de entrada— y SigPyme los lee todos en un proceso, por orden, con un informe final de qué ha entrado y qué ha quedado apartado.
¿La IA contabiliza sola sin que nadie lo mire?
No. En la introducción individual hay una pantalla de revisión y «Aplicar a la ficha» no guarda nada. En la importación por carpetas solo se guardan y contabilizan las facturas que pasan todas las comprobaciones: destinatario correcto, proveedor dado de alta, sin duplicados, importes que cuadran y una confianza del análisis de al menos el 80 %.
¿Qué pasa si el proveedor no está dado de alta?
SigPyme ofrece crear su ficha con los datos leídos del PDF: razón social, NIF, dirección, contacto, forma de pago e IBAN. Sin proveedor registrado, la factura no se guarda ni se contabiliza.
¿Está incluido en todas las versiones de SigPyme?
Sí, también en la local monopuesto, y no se paga por factura leída. Lo que cambia entre versiones es la infraestructura, no las funciones. Hace falta conexión a internet en el momento del análisis.