Presupuesto, pedido, albarán y factura: el circuito de venta sin teclear dos veces
Una venta normal en una pyme pasa por cuatro documentos: se ofrece con un presupuesto, el cliente lo acepta y se convierte en pedido, la mercancía sale con un albarán y al final se factura. Sobre el papel es un circuito limpio. En la práctica, cada salto es un sitio donde se pierde tiempo o se cuela un error.
El circuito de venta funciona bien cuando cada documento nace del anterior en lugar de escribirse desde cero. En SigPyme el presupuesto aceptado se convierte en pedido, el pedido pendiente genera el albarán y el albarán se factura, arrastrando cliente, artículos, cantidades y precios de un paso al siguiente.
Los cuatro saltos, uno a uno
- Presupuesto
- Pedido
- Albarán
- Factura
- Cobro
Del presupuesto al pedido
El presupuesto es el documento en el que más se trabaja y el que más se olvida. Se prepara con cuidado, se envía, y si el cliente contesta tres semanas después diciendo «adelante», alguien tiene que encontrarlo, comprobar que los precios siguen valiendo y volver a escribir las líneas en el pedido.
En SigPyme el presupuesto aceptado se convierte directamente en pedido. Las líneas, las cantidades y los precios pasan tal cual. Y como los presupuestos tienen seguimiento, es fácil ver cuáles están pendientes de respuesta y a cuáles conviene hacer una llamada.
Del pedido al albarán
Aquí es donde más se complica en la vida real: un pedido de cien unidades se sirve en dos veces, o un artículo no está y sale la semana siguiente. Si el control de lo que falta por entregar se lleva a mano, se acaban mandando cosas dos veces o no mandándolas nunca.
SigPyme tiene un listado de pedidos pendientes de entrega desde el que se genera el albarán. Lo que se sirve descuenta del almacén en ese momento, y lo que falta sigue apareciendo como pendiente hasta que salga.
Del albarán a la factura
Es el paso más delicado, porque la factura es el documento que tiene consecuencias fiscales. Con VeriFactu, además, una factura mal emitida no se arregla borrándola: hay que rectificarla o anularla dejando rastro.
Por eso tiene tanto valor que la factura salga del albarán, con los mismos datos, en lugar de escribirse otra vez. SigPyme factura desde el albarán, genera el registro de VeriFactu e imprime el código QR en la factura. Lo que exige la norma lo contamos en VeriFactu: qué tiene que hacer un programa de facturación.
Y el quinto salto: de la factura al cobro
Emitir la factura no cierra la venta. La cierra cobrarla. Cada factura genera sus vencimientos, y SigPyme los reúne en un listado de vencimientos de cobros que se puede filtrar por fechas, por cliente o por estado. Da para un artículo entero: cobros y pagos, la tesorería que una pyme debería mirar cada semana.
El mismo circuito, al revés, con los proveedores
Las compras siguen el camino simétrico: pedido al proveedor, recepción de la mercancía, factura recibida y pago. SigPyme lleva un listado de pedidos a proveedores pendientes de recibir, registra las recepciones —que suben el stock— y reúne los vencimientos de pagos a proveedores igual que los de cobros.
Tener los dos lados en el mismo programa es lo que permite algo que parece obvio y casi nunca lo es: saber si el dinero que va a entrar este mes cubre el que va a salir.
Por qué importa tanto no teclear dos veces
- Menos errores. Cada vez que se copia una cantidad o un precio a mano hay una posibilidad de equivocarse. Si el dato pasa solo, esa posibilidad desaparece.
- Trazabilidad. Desde una factura se llega al albarán, al pedido y al presupuesto del que salió. Cuando un cliente pregunta «¿esto de dónde viene?», la respuesta está a un clic.
- Stock real. El almacén baja con el albarán y sube con la recepción, sin que nadie tenga que acordarse de actualizarlo.
- Tiempo. Lo que antes era una mañana de administración al final de mes se convierte en unos cuantos clics repartidos durante el mes.
El circuito completo, con capturas del programa, está en la página de facturación de SigPyme en masqueideas.com, y la ficha general del producto, en erpsigpyme.com.